Création et génération d'un rapport simple

Dans ce tutoriel, nous allons vous accompagner dans la création d’un rapport.

1. Présentation
2. Syntaxe
3. Paramétrage
4. Rapports automatiques

Présentation

Les rapports sont des comptes rendus générés à partir du résultat d’une ou plusieurs fiches. Ils peuvent être en Excel, Word ou en PDF. La génération peut être planifiée automatiquement après création d’une fiche, ou périodique ou encore sur commande à partir du Back-office.

Nous allons nous appuyer sur le formulaire d’une enquête de satisfaction ci-joint :

Nous pouvons remarquer que chaque champ comporte plusieurs caractéristiques :

• En rouge, le type de champ.
• En vert, le nom système qui est utilisé par le logiciel pour identifier le champ.
• En bleu, le libellé (ce qui est visible par l’utilisateur).

Nous utiliserons seulement les noms systèmes pour identifier les champs dans notre rapport. Le type de champ est à prendre en compte notamment si c’est une photo ou un booléen.

Comme un rapport est totalement personnalisable, il faut le créer de toute pièce soit en Word soit en Excel. Nous allons aborder sa structure par la suite.

Syntaxe

Voici un exemple de modèle de rapport :

On peut voir qu’il comporte tous les noms systèmes avec une syntaxe particulière. En effet, ils doivent être entourés de <%…%> pour signifier au logiciel qu’il doit faire correspondre le résultat du champ de la fiche. Il est important de noter qu’il est possible d’appliquer toutes les modifications sur la police sur ce qui sera affiché. Comme <%Client%> qui est en gras donc le nom du client sera affiché en gras dans le rapport.

Les champs Texte ou Liste ne nécessitent pas de syntaxe en particulier. Cependant, les champs booléens renvoient « True » ou « False », donc si on veut obtenir Oui ou Non, il est possible d’appliquer une fonction conditionnelle If (Encadré en vert). Celle-ci se compose ainsi :

<%If(NomSysteme == ‘Condition’, ‘Alors’, ‘Sinon’)%>

Toute la mise en forme que vous avez appliquée sur le Word sera gardée dans le rapport.

Vous avez alors un premier exemple de modèle de rapport.

Maintenant allons sur Daxium-Air pour l’ajouter au formulaire « Questionnaire de Satisfaction ». Dans le menu à gauche, dans « Configurations » et « Rapport » vous accéderez à cet écran :

Dans cet exemple, il y a déjà plusieurs rapports qui ont été créés pour différents formulaires. Pour ajouter celui que vous avez créé, cliquez sur « Nouveau » en haut à droite.

Vous arriverez alors sur cet écran :

Sélectionnez le formulaire avec lequel vous voulez lier ce modèle de rapport, puis sélectionnez le format (ici c’est le format Word). Uploadé votre modèle grâce au bouton prévu à cet effet.

La case « Listing mode » permettra de générer un rapport pour plusieurs fiches en même temps. Ce mode est privilégié pour les rapports Excel (cf doc Rapports). Ne la cochez pas dans notre cas.

Une fois ces quelques étapes effectuées, vous pouvez enregistrer le modèle, il apparaitra alors dans la liste des modèles.

Pour tester sa visualisation, allez dans le menu « Fiche » et sélectionnez en une disponible. Cochez la case à gauche de la ligne de la fiche et cliquez sur « Rapport » dans le menu en haut à droite :

Vous arriverez alors sur cet écran :

Sélectionnez le modèle que vous avez ajouté précédemment. Vous pouvez changer le nom du fichier qui sera créé. Par défaut ce sera le même nom que celui du fichier initial.

Cocher la case PDF, générera le fichier sous forme de PDF.

Il vous est possible de paramétrer cet écran pour que le fichier soit envoyé par mail. Ici ce n’est pas nécessaire, donc vous pouvez cliquer sur « Générer » en bas de la page.

Après le temps nécessaire à la génération du rapport, une notification sera disponible en haut à droite de votre page à côté de l’icône de cloche :

Cliquez sur la case « Word » pour télécharger le fichier. Si ce bouton n’apparait pas, ça veut dire que le fichier n’est pas encore généré, rafraichissez la page pour actualiser l’affichage.

Une fois ce fichier téléchargé vous obtiendrez le modèle que vous avez créé au début mais avec les informations de la fiche que vous avez sélectionné :

Si vous avez des erreurs, elles vous seront signalées et vous pourrez corriger les éléments concernés en reprenant le modèle.

Vous pouvez approfondir la création de rapports dans la documentation où vous aurez une vision plus détaillée de cette fonctionnalité.