Il est possible de déclencher la génération et l’envoi de rapports automatiquement, pour qu’ils arrivent en temps et en heure aux collaborateurs en ayant besoin.

On peut paramétrer deux types de rapport automatisé selon que l’on utilise ou non le mode listing.

• Listing Mode décoché = Rapport Automatique, déclenche un rapport dès réception d’une Fiche sur le serveur.
• Listing Mode coché = Rapport Planifié, déclenche un rapport périodique. (Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel).

Rapports Automatiques

Pour établir une règle dans le tableau « Modèles » ouvrir Rapports Automatiques et + Nouveau.

1. Rapport

Lors de la création d’une règle automatique, ce sont les options du rapport lié qui sont reprises par défaut, il est également possible de modifier celles ci pour mieux répondre au besoin métier.

Il est d’abord possible de choisir le format du fichier joint à l’email.

• Si les deux choix sont vides, alors un email sera envoyé sans document en pièce jointe.
• Si Word ou Excel est coché, alors le document envoyé se fera en fonction de l’extension du modèle. (.docx ou .xlsx)
• Si PDF est coché, alors la pièce jointe sera uniquement en format .pdf.
• Si Word/Excel et PDF, le même fichier sous les deux formats seront dans le pièce jointe.

Il est possible d’utiliser les Conditions que l’on retrouve dans le formulaire lié pour adresser les rapports aux collaborateurs de manière pertinente. Les conditions sontt visibles dans le menu déroulant correspondant (pour valider le choix appuyez sur le +) .

L’événement déclencheur permet de définir quand un rapport doit-être généré, c’est à dire lors de la création et/ou de la modification d’une fiche.

2. Email

 Cette partie a trait aux données qui seront envoyées dans l’email. Le fonctionnement est similaire à celui que l’on retrouve pour la Représentation de la Fiche. 

• Émetteur du mail : Par défaut le mail sera toujours expédié par mailjet@daxium.com. Il sert à inclure une adresse mail qui sera stockée par défaut dans Répondre à dans le mail réceptionné.
• Sujet du mail : Informations contenues dans l’Objet du mail.
• Contenu du mail : le contenu de l’email qui sera reçu par les destinataires, il est possible d’envoyer un email formaté en html afin que vos clients reçoivent une communication en accord avec la charte graphique de votre entreprise.

Destinataire :

Le choix des destinataires et ceux en copies sont configurables de deux façons :

• Renseignez vous-même les adresses mails des destinataires.
• Permet de faire le lien avec le type de champ Email ou d’un champ Liste si il y en a dans le Formulaire. Pour valider, cliquez sur + . Plusieurs ajouts sont autorisés.

Fiches inclues dans le rapport

Par défaut, le rapport planifié inclut l'ensemble des fiches qu'il n'a pas déjà traité. Mais vous pouvez changer cela pour prendre le fiche des X derniers jours ou du mois courant.

Rapports Planifiés

Pour établir une règle dans le tableau Modèles, ouvrez Rapports Planifiés et + Nouveau.

La configuration est identique à celui d’un Rapport Automatique, seule la partie Période diffère.

Quotidien

 

Hebdomadaire

 

Mensuel

 

Cas particulier : Il n'est pas possible d'afficher la fonction utilisateur courant dans les rapports.