Il est possible de déclencher la génération et l’envoi de rapports automatiquement, pour qu’ils arrivent en temps et en heure aux collaborateurs en ayant besoin.
On peut paramétrer deux types de rapports automatisés selon que l’on utilise ou non le mode listing lors de la création du modèle de rapport.
- Listing Mode décoché = Rapport Automatique, déclenche un rapport dès réception d’une Fiche sur le serveur.
- Listing Mode coché = Rapport Planifié, déclenche un rapport périodique. (Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel).
Dans cet article, nous allons parler uniquement des rapports automatiques.
Rapports Automatiques
Pour établir une règle dans le tableau « Modèles » ouvrir Rapports Automatiques et + Nouveau.
1. Rapport
Lors de la création d’une règle automatique, ce sont les options du rapport lié qui sont reprises par défaut, il est également possible de modifier celles-ci pour mieux répondre au besoin métier.
Il est d’abord possible de choisir le format du fichier joint à l’email.
- Si les deux choix sont vides, alors un email sera envoyé sans document en pièce jointe.
- Si Word ou Excel est coché, alors le document envoyé se fera en fonction de l’extension du modèle. (.docx ou .xlsx)
- Si PDF est coché, alors la pièce jointe sera uniquement en format .pdf.
- Si Word/Excel et PDF, le même fichier sous les deux formats seront dans le pièce jointe.
Il est possible d’utiliser les Conditions que l’on retrouve dans le formulaire lié pour adresser les rapports aux collaborateurs de manière pertinente. Les conditions sontt visibles dans le menu déroulant correspondant (pour valider le choix appuyez sur le +) .
L’événement déclencheur permet de définir quand un rapport doit-être généré, c’est à dire lors de la création et/ou de la modification d’une fiche.
2. Email
Cette partie a trait aux données qui seront envoyées dans l’email. Le fonctionnement est similaire à celui que l’on retrouve pour la Représentation de la Fiche.
- Émetteur du mail : Par défaut le mail sera toujours expédié par mailjet@daxium.com. Il sert à inclure une adresse mail qui sera stockée par défaut dans Répondre à dans le mail réceptionné.
- Sujet du mail : Informations contenues dans l’Objet du mail.
- Contenu du mail : le contenu de l’email qui sera reçu par les destinataires, il est possible d’envoyer un email formaté en html afin que vos clients reçoivent une communication en accord avec la charte graphique de votre entreprise.
Destinataire :
Le choix des destinataires et ceux en copies sont configurables de deux façons :
- Renseignez vous-même les adresses mails des destinataires.
- Permet de faire le lien avec le type de champ Email ou d’un champ Liste si il y en a dans le Formulaire. Pour valider, cliquez sur + . Plusieurs ajouts sont autorisés.
Lors de la rédaction de l'e-mail du modèle d'un rapport automatique, il est possible de faire apparaître des valeurs de champs présents dans la fiche du rapport, mais aussi sur différentes données relatives à l'utilisateur créant la fiche.
Lister les différents champs insérables dans l'email
Pour trouver les champs pouvant être affichés, il faut aller se positionner à l'endroit où vous voudrez faire apparaître ces informations. Il est possible de faire apparaître ces champs dans les différentes parties de l'e-mail :
- le nom du fichier du rapport
- le nom de l'adresse de l'expéditeur de l'adresse de réponse vers laquelle le destinataire du rapport peut répondre
- le sujet du mail
- le contenu du mail
Conformément à l'exemple ci-dessous, voici l'emplacement où se situent ces différents champs.
Fiches inclues dans le rapport
Par défaut, le rapport planifié inclut l'ensemble des fiches qu'il n'a pas déjà traité. Mais vous pouvez changer cela pour prendre les fiches des X derniers jours ou du mois courant.
Cas particulier : Il n'est pas possible d'afficher la fonction utilisateur courant dans les rapports automatiques.
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