Gestion des données

Dans ce tutoriel, nous allons aborder la gestion des données à partir du back-office.

1. Les Vues des fiches
2. Les Filtres
3. L’export CSV
4. Le publipostage

Vous pouvez voir toutes les données remontées du terrain dans l’écran accessible par « Mes fiches » dans le menu à gauche. Vous arriverez sur un écran de ce type avec tous les formulaires disponibles. Cliquez sur l’un d’eux pour voir les détails des fiches.

Les vues fiches

Vous pouvez choisir le type de vue des fiches en haut à droite de votre écran (encadré rouge ci-dessous).

La vue tableau est celle par défaut, avec un ensemble d’informations réparties par lignes.

Il est possible de personnaliser en allant dans « Paramètres » en haut. Vous arriverez alors sur ce pop-up où vous aurez les différentes tables personnalisées déjà créées. Pour en ajouter une, cliquez sur « Ajouter une table personnalisée ».

Ce pop-up apparaitra et vous permettra de choisir les champs ainsi que l’ordre dans lequel vous voulez les voir s’afficher dans le tableau. Une fois votre table nommée et paramétrée, enregistrez vos modifications.

Vue Mixte : elle représente les fiches en liste à gauche avec une représentation que vous pouvez paramétrer et à droite les informations de la fiche sélectionnée.

La représentation de droite d’une fiche dans la vue mixte est paramétrée sur l’écran de création d’un formulaire.

Vous accéderez alors au pop-up ci-dessous. Il vous est possible d’ajouter du texte, des éléments de la fiche en question (affiché entre accolades) ou de la mise en forme à l’aide des boutons au-dessus. Par exemple : « Nom employé : » sera en gras et sera suivi de l’information contenue dans le champ « Prénom & Nom ». Un aperçu est visible en dessous.

Vue Carte : si la fiche dispose d'un champ localisation, la vue carte affichera les points sur la carte avec le zoom ajusté pour voir toutes les fiches. Celles qui sont rassemblées au même endroit sont regroupées sous des pastilles. Elles seront visibles plus en détail en zoomant sur la zone en question. Cliquez sur le pointeur pour afficher le contenu de la fiche.

Vue mosaïque : Si les fiches contiennent un champ image renseigné, celles-ci seront affichées en vue mosaïque. Cliquez sur la fiche que vous voulez pour afficher son contenu.

Les filtres

Sur l’écran de vos fiches, vous pouvez trier celles-ci avec des filtres. Pour cela, cliquez sur le bouton filtre dans la barre de menu supérieure. Choisissez ensuite les critères que vous voulez.

Export CSV

Vous pouvez exporter une ou plusieurs fiches sous différents formats comme le CSV ou Excel. Cliquez sur le bouton dans le menu supérieur après avoir choisi vos fiches à l’aide des cases à cocher.

Les rapports

Il est aussi possible de faire des rapports de publipostage sur vos fiches (Cf tutoriel Rapport pour le paramétrage). Il vous faut d’abord sélectionner une ou plusieurs fiches et appuyer sur « Rapport » dans le menu supérieur.

Vous arriverez alors sur l’écran ci-dessous. A droite se situent les aperçus des fiches que vous avez sélectionnées pour votre rapport. Sélectionnez le modèle de rapport qui vous intéresse et qui correspond à ce formulaire. Le nom du fichier à télécharger sera par défaut le nom du modèle, cependant vous pouvez le modifier grâce au bouton « </> Editer » ou en entrant un nom que vous voulez. Par ailleurs, vous pouvez cocher la case PDF pour obtenir votre rapport en format PDF.

La partie Email est utile dans le cas où vous voulez recevoir/envoyer le rapport par mail au lieu de le télécharger en local via le Back-Office. Il est possible de faire les deux.

Si vous choisissez cette option, vous pouvez ajouter un destinataire ou utiliser un champ email présent dans les fiches.

Ajoutez un sujet pour le mail ainsi qu’un contenu. Le bouton « Editer » vous permettra d’ajouter des valeurs contenues dans les fiches comme la date, des noms, etc.

Appuyez sur « Générer » pour lancer la création de votre rapport.

Vous pouvez obtenir votre rapport sur le Back-Office en cliquant sur la petite cloche de notification en haut de votre page à côté de votre nom d’utilisateur.