L'assignation et les abonnements

Lorsqu'un formulaire est doté d'un workflow, il est possible de paramétrer une assignation ainsi que des abonnements pour chacune des fiches du formulaire.

Assigner une fiche

L'assigné se paramètre via un champ du formulaire. Ainsi il est possible de directement choisir l'assigné en remplissant la fiche. L'assignation permet de définir l'utilisateur qui est censé travailler sur la fiche.

En tant qu'assigné, l'utilisateur reçoit toutes les modifications de la fiche en temps réel (s'il est connecté à internet).

L'assigné se définit dans la page du workflow :

S'abonner à une fiche

D'un point de vue fonctionnel, un abonné a plus un rôle de consultation qu'un rôle actif dans la fiche. Les abonnements peuvent se paramétrer grâce aux automatismes.

Il peut y avoir plusieurs abonnés à une même fiche.

Abonnement vs assignation

D'un point de vue technique, les utilisateurs assignés et abonnés vont recevoir les mises à jours des fiches de la même manière. D'un point de vue fonctionnel, la mise en place est différente. 

À un instant T, une fiche ne peut être assignée qu'à un unique utilisateur, alors que plusieurs utilisateurs peuvent s'y abonner. On peut assigner une fiche à un collègue, mais, hors automatismes, on ne peut pas créer d'abonnements pour un autre utilisateur.

Lorsqu'un assigné change, l'ancien assigné ne reçoit plus les mises à jour de la fiche. Il doit s'abonner pour continuer à suivre l'évolution de cette dernière. A l'inverse, l'ajout d'abonné ne désabonne pas les abonnés existants. Il reste toutefois possible de se désabonner d'une fiche.

A savoir

• L'assigné et les abonnés reçoivent directement toutes les mises à jour de la fiche. S'ils avaient sauvegardé un brouillon sur leur mobile et que la fiche est mise à jour par quelque biais que ce soit (modification par un autre utilisateur, mise à jour en masse, migration de formulaire...), la fiche sera mise à jour sur le téléphone et le brouillon sera supprimé. Il est recommandé de faire preuve de vigilance lors de la mise à jour des fiches. 
• Si une fiche possède un assigné, cela n'empêche pas d'autres utilisateurs d'avoir accès à la fiche et de la modifier si nécessaire. Il est toutefois possible de faire en sorte que seul l'assigné puisse modifier la fiche en appliquant des permissions au niveau des transitions du workflow.
• Le fait d'être tenu à jour sur un grand nombre de fiches peut rendre les synchronisations longues. Nous avons donc mis une limite à 1 000 fiches comprenant les abonnements et les assignations d'un utilisateur sur un vertical métier. Le but de cette limite est de préserver une bonne expérience utilisateur.
• Afin d'éviter d'avoir des fiches abonnées qui s'accumulent, nous allons bénéficier des états finaux des workflows. En effet lorsqu'une fiche arrive dans un état final, elle ne peut plus être modifiée. Elle est en quelque sorte archivée. Il n'y a donc plus de mise à jour possible. Elle ne compte donc plus dans la limite d'abonnements des utilisateurs.