Fonctionnement des workflows

Il est possible d'associer un workflow à un formulaire afin de donner une vie en plusieurs étapes aux fiches correspondantes.

Voici un exemple de workflow :

L'idée est que les fiches créées vont être dans l'état "En cours de création". En lieu et place des boutons d'enregistrement habituels, il y aura deux options (avec des boutons paramétrables) qui permettront soit de rester sur l'état en cours (flèche "Enregistrer") ou de passer à l'état "A traiter" (flèche "Planifier").

L'état d'une fiche est déductible par sa couleur dans les vues listes ainsi que par un petit encart dans la fiche.

Quand une fiche arrive sur un état final (ici "Abandonné" ou "Réalisé"), elle est dans un état archivé. Il n'est plus possible de la modifier (sauf action administrateur).

Les boutons de transition entre états sont paramétrables d'une part pour l'aspect visuel (icône, libellé, couleur) mais on peut également les soumettre à condition ce qui permet de définir qui a le droit de travailler sur une fiche sur cet état.

Cette fonctionnalité a été pensée afin de permettre à vos équipes de se succéder sur un même travail à différentes phases.

Mise en place des workflows

Dans le concepteur de formulaires (ou formbuilder), il y a une option dans la barre d'outils en haut à droite : Workflow.

Dans ce menu, il est possible de choisir parmi un ensemble de workflows prédéfinis. Lorsque vous sélectionnez un workflow, une représentation graphique vous est proposée.

Ensuite, pour l'ensemble des transitions existantes vous pouvez décider :

• du libellé
• de la couleur
• de l'icône
• et d'une condition d'affichage du bouton

Si la condition n'est pas vérifiée, le bouton n'apparaît pas. En utilisant des conditions sur l'utilisateur courant, il est donc possible de choisir qui a le droit de passer une fiche d'un état à un autre.

En outre, il est également possible de créer des conditions qui s'appuient sur l'état de la fiche. Cela peut permettre de ne rendre certains champs actifs qu'à partir du moment où la fiche arrive dans l'état attendu.

Et voilà, votre formulaire est associé à un workflow.

Fonctions avancées des workflows

Mode administrateur

Les administrateurs auront la possibilité de sauver directement une fiche sans passer par une transition du workflow. Pour cela, il faut activer l'édition administrateur.

De même, un administrateur peut changer (en masse) l'état des fiches sans passer par les transitions. Pour cela, il faut sélectionner les fiches dans la vue tableau, puis Actions > Modifier en masse.

Après avoir sélectionné le bouton "Modifier en masse", une nouvelle fenêtre permettant le choisir le champ à modifier s'affiche. Cliquer sur le bouton "Champ à modifier" puis sélectionner dans la liste "Workflow state"

Il reste à choisir l'étape du Workflow à apposer sur les fiches sélectionnées.

Après avoir choisi l'état désiré, vous pouvez appliquer la modification en appuyant sur le bouton "Lancer".

Disponibilité de l'état de la fiche

L'état de la fiche est compatible avec :

• la représentation d'une fiche
• les filtres dans le backoffice
• les tableaux personnalisés

Assignations

Cas spécial, si votre formulaire possède à la fois un workflow et une assignation. Une fois que la fiche arrive dans un état final, elle n'est plus mise à jour et ne compte donc plus dans le quota de fiches des personnes abonnées.

Règles spécifiques aux workflows

• Les workflows sont incompatibles avec les tâches, les diffusions et le contexte.
• Il est uniquement possible de dupliquer une fiche lorsqu'elle est dans son état initial du workflow.