Les automatismes

Introduction

Les automatismes permettent de définir des actions automatisées au sein d’un formulaire. Ils suivent la logique :

• QUAND un événement survient
• SI la fiche vérifie une condition
• ALORS une action est réalisée

Les automatismes sont définis au sein d’un formulaire et affectent donc uniquement les fiches de ce formulaire.

Il s'agit donc d'une manière d'optimiser votre travail en automatisant certains de vos process.

Quelques exemples

Voici quelques possibilités offertes par les automatismes sur Daxium-Air :

• Envoyer une notification sur le mobile lorsqu'une nouvelle personne est assignée.
• Assigner automatiquement une personne lorsqu'une fiche arrive dans un état précis
• Envoyer un mail de relance à l’assigné si la fiche n’a pas été traitée sous 5 jours
• Envoyer un mail de confirmation au demandeur lorsque la fiche arrive à un état final
• Supprimer la valeur d'un champ quand on atteint une date précisée dans la fiche
• Mettre en place un rappel (mail ou notification) à une date précise
• Mettre à jour un outil externe lors de la modification d'une donnée dans Daxium-Air

Paramètres des automatismes

Les automatismes se paramètrent au sein du concepteur de formulaires à partir du moment où il existe une version active.

Nom de l'automatisme

Cela vous permettra de le retrouver plus facilement.

Évènement déclencheur

Ici vous pouvez sélectionner l'activité sur la fiche qui déclenchera l'action automatisée. Vous avez le choix parmi les déclencheurs suivants :

• fiche créé
• fiche mise à jour
• fiche non modifiée depuis X jours
• date d'un champ d'une fiche atteinte
• transition de la fiche dans le workflow

Condition

Il est possible de choisir si l'action sera réalisée uniquement si une condition est vérifiée. 

Les conditions sont issues des conditions du formulaire. Ce sont les mêmes conditions que pour les permissions sur champ. Une condition d’un automatisme ne peut pas s’appuyer sur l’utilisateur courant.

Action

Enfin, vous pouvez choisir l'action qui sera exécutée sur la fiche. Voici les actions disponibles :

• Envoyer une notification sur l'application mobile
• Envoyer un mail
• Générer un rapport (Word, Excel, PDF)
• Modifier la valeur d'un champ
• Changer l'état de la fiche
• Changer l'assigné de la fiche
• Gérer les abonnés de la fiches
• Appeler une URL externe pour mettre en place un webhook (plus d'informations dans la doc pour développeur)

Paramètres

Vous pouvez activer ou désactiver un automatisme.

Il est également possible de choisir l'ordre d'exécution des automatismes. Cela permet par exemple de s'assurer de d'abord changer l'assigné avant de lui envoyer un mail. Les automatismes avec les ordres de lancement les plus bas sont exécutés en premiers.

Quelques particularités

• Les actions réalisées se retrouvent dans l'historique de la fiche.
• Une action n’entraînera jamais le déclenchement d’un événement. Ainsi il n’est pas possible de prévoir des automatismes en cascade.
• Une fiche dans un état final d'un workflow n'est pas sujette aux automatismes.
• Un automatisme ne fonctionnera pas dans la planification d'une tâche. Un automatisme s'exécutera bien dans la fiche liée à cette tâche si un automatisme est bien paramétré dans son même formulaire.
• Les automatismes ne sont pas liés aux versions des formulaires. Ils s'appuient toujours sur la version active.
• Si une action n'est pas réalisable (email mal renseigné, champ rempli avec une valeur interdite...), elle sera ignorée.
• Il est possible de réaliser plusieurs actions sur un même déclencheur ou de réaliser une action selon plusieurs déclencheurs en créant plusieurs automatismes.
• Un automatisme date ne se lance qu'une fois (on ne peut pas modifier cette date une fois l'automatisme réalisé).
• Les imports, modifications en masse et migrations ne permettent pas d’exécuter les automatismes.
• Lors d'une modification d'un champ d'une fiche, les permissions du champ ne sont pas prises en comptes.
• L'utilisateur sélectionné pour la génération de rapport doit toujours avoir une licence active.
• Ne pas utiliser le mode listing sur l'action d'automatisme "envoyer un rapport", comme vu ici https://doc.daxium-air.com/hc/fr/articles/360000762973-Génération-de-rapports-automatisés , il y a une incompatibilité.